Analisis dan
Perancangan Aplikasi Akuntansi Dana pada
Yayasan
Pendiidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero)
1. PENDAHULUAN
1.1Latar Belakang
Pentingnya
menggunakan sistem informasi akuntansi dalam dunia usaha disebabkan karena
semakin kompleksnya transaksi yang berhubungan dengan akuntansi, pencatatan
secara manual sudah tidak memungkinkan lagi.
Yayasan
Pendidikan dan Kesejahteraan PT.PLN (Persero), merupakan salah satu organisasi
non profit yang bergerak di bidang pendidikan dan sosial yang dirasa perlu untuk
menggunakan aplikasi akuntansi, mengingat sejak didirikannya sampai sekarang,
YPK - PLN masih menggunakan sistem manual yang sederhana dalam kegiatan
administrasi dan juga keuangan (akuntansi) yang telah menyebabkan banyak
permasalahan antara lain faktor human error. Faktor tersebut terbukti dengan
terjadinya kesalahan pencatatan atas aktivitas dan transaksi didalam YPK - PLN.
Kemudian kelemahan selanjutnya adalah kemungkinan hilangnya dokumen - dokumen
fisik yang disimpan, duplikasi data, serta pengolahan data menjadi informasi
yang membutuhkan waktu lama sehingga dapat menghambat kinerja YPK - PLN.
Kendala
tersebut dapat diatasi dengan memanfaatkan sistem informasi akuntansi berbasis
komputer. Namun permasalahan selanjutnya adalah sampai saat ini sistem
informasi akuntansi berbasis komputer yang tersedia di pasaran maupun yang
dibangun sendiri oleh berbagai perusahaan adalah sistem informasi akuntansi
untuk perusahaan yang bertujuan mencari laba. Sedangkan YPK-PLN adalah
perusahaan non profit, dimana akuntansi yang digunakan adalah sistem akuntansi
dana yang dikhususkan untuk jenis perusahaan non profit yang berbeda dengan
sistem akuntansi untuk perusahaan yang mencari laba. Oleh karena itu, perlu
dibangun sistem informasi akuntansi berbasis komputer yang khusus dirancang
untuk perusahaan yang tidak bertujuan mencari laba.
Sistem
ini diharapkan mampu mengatasi berbagai kendala seperti telah diuraiakan di
atas, sehingga laporan keuangan dapat dihasilkan pada saat yang dibutuhkan dan
internal control dapat sekaligus dilakukan. Untuk keperluan tersebut, maka
dibutuhkan suatu perbaikan-perbaikan pada sistem yang telah berjalan. Untuk itu
penulis mencoba menganalisis dan merancang sistem informasi yang dapat
digunakan dalam seluruh kegiatan pada bagian pembukuan yang ditunjang dengan
peralatan komputer. Dengan rancangan sistem ini, apabila staf pembukuan telah
melakukan pencatatan (jurnal) dan posting maka pada saat yang dibutuhkan
laporan keuangan sudah dapat dihasilkan. Dengan demikian laporan Keuangan
diharapkan dapat dibuat tepat waktu, dan akurat.
1.2Perumusan Masalah
Adanya
kebutuhan untuk menggunakan aplikasi akuntansi berbasis komputer, tidak hanya
dirasakan oleh organisasi yang mempunyai tujuan untuk mencari laba (profit)
saja, tetapi juga oleh organisasi non profit. Yayasan Pendidikan dan
Kesejahteraan PT.PLN (Persero), merupakan salah satu organisasi non profit yang
bergerak di bidang pendidikan dan sosial yang dirasa perlu untuk menggunakan
aplikasi akuntansi, mengingat sejak didirikannya sampai sekarang, YPK-PLN masih
menggunakan sistem manual yang sederhana dalam kegiatan administrasi dan juga
keuangan (akuntansi) yang telah menyebabkan banyak permasalahan. Metode
analisis dan perancangan sistem menggunakan model waterflow, yaitu dimulai dari
Analisa Sistem, Analisa Prosedur, Perancangan ( Desain ) Sistem, Desain Sistem
Manual, dan Desain Sistem Baru. Sistem dibangun dengan menggunakan PHP. Dengan
dibangunnya aplikasi akuntansi dana (non profit) yang sulit ditemukan di
pasaran, maka akan diperoleh aplikasi akuntansi yang benar – benar nyata dan
dapat digunakan secara tepat guna dan sesuai dengan keadaan di lapangan.
Kata Kunci :
Analisis Sistem, Perancangan Sistem, Aplikasi Akuntansi, Akuntansi Dana,
YPK-PLN
1.3Tujuan Penulisan
Tujuan dibuatnya
makalah ini adalah untuk melengkapi tugas di mata kuliah Bahasa Indonesia 1,
dimana pada mata kuliah ini dituntut cara penulisan dan tata bahasa yang baik dan
benar. Juga dituntut untuk memberikan informasi penting mengenai Analisis dan Perancangan Aplikasi Akuntansi
Dana pada Yayasan Pendiidikan dan Kesejahteraan PT. PLN (Persero).
2. METODOLOGI
2.1 Analisis
System
Langkah
- langkah di dalam tahap analisis sistem pada YPK - PLN hampir sama dengan
langkah-langkah yang dilakukan dalam mendefinisikan proyek - proyek sistem yang
akan dikembangkan di tahap perencanaan sistem. Perbedaannya terletak pada ruang
lingkup tugasnya adalah lebih terinci (detail). Di analisis sistem ini,
penelitian yang dilakukan oleh analis sistem merupakan penelitian terinci,
sedang di perencanaan sistem sifatnya hanya penelitian pendahuluan.
Di
dalam tahap analisis sistem terdapat langkah - langkah dasar yang harus
dilakukan oleh analis sistem sebagai berikut ini :
1. Identify,
yaitu mengidentifikasi masalah yang ada di YPK - PLN.
2. Understand,
yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.
3. Analyze, yaitu
menganalis sistem.
4. Report, yaitu
membuat laporan hasil analisis.
2.2 Analisis
Prosedur
Analisa
prosedur manual yang dibahas oleh penulis atas siklus buku besar dan pelaporan
dibagi dua yaitu analisa prosedur manual penyusunan perkiraan - perkiraan
akuntansi dan prosedur penyusunan Laporan Keuangan.
Analisa
prosedur manual tersebut antara lain :
1. Analisa
prosedur manual penyusunan perkiraan - perkiraan akuntansi
2. Analisa
prosedur penyusunan Laporan Keuangan.
2.3 Perancangan (
Desain ) Sistem
Sebagai
landasan dalam sebuah penelitian yang kita lakukan, mengetahui desain sistem
itu sangatlah diperlukan demi keakuratan data dan hasil penelitian, sesuai
dengan apa yang kita inginkan. Desain sistem informasi akuntansi pada YPK - PLN
dapat diartikan sebagai berikut ini :
1. Tahap setelah
analisis dari siklus pengembangan sistem
2. Pendefinisian
dari kebutuhan – kebutuhan fungsional pada YPK - PLN
3. Persiapan
untuk rancang bangun implementasi
4. Menggambarkan
bagaimana suatu sistem dibentuk
5.
Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau
pengaturan dari beberapa elemn yang
terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi
6. Termasuk
menyangkut mengkonfigurasi dari komponen - komponen perangkat lunak dan
perangkat
keras dari suatu sistem.
2.4 Desain Sistem
Manual
Dalam
sistem akuntansi manual yang tradisional, dokumen sumber dicatat dalam jurnal
untuk menyajikan catatan transaksi secara kronologis. Jurnal kemudian
dipindahbukukan ke buku besar untuk tujuan pengikhtisaran data keuangan. Buku besar
diproses untuk menghasilkan laporan keuangan. Arus pemrosesan seperti sistem
itu adalah dari dokumen ke jurnal, jurnal ke buku besar, dan dari buku besar ke
laporan keuangan.
2.5 Desain Sistem
Baru
Desain
sistem alternatif adalah suatu bentuk rancangan baru yang cara kerja atau
metode yang digunakan sama dengan prosedur sebelumnya hanya saja dibuat efisien
dengan memanfaatkan teknologi komputer, khususnya bahasa pemrograman untuk melakukan
pengolahan data, sehingga dapat mengefisienkan pekerjaan dan mengurangi kegiatan
yang biasa dilakukan secara manual / semimanual sehingga mengurangi resiko
terjadinya kesalahan.
2.6 Tujuan Desain
SIA Pada YPK - PLN
Tahap
desain SIA pada YPK - PLN mempunyai maksud atau tujuan utama, yaitu sebagai
berikut ini :
1. Untuk memenuhi
kebutuhan kepada pemakai sistem informasi akuntansi YPK - PLN.
2.
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang bangun yang lengkap kepada
pemrogram komputer dan ahli - ahli teknik lainnya yang terlibat.
Untuk
mencapai tujuan ini, analisis sistem harus dapat mencapai sasaran - sasaran
sebagai berikut ini :
1.
Desain sistem
harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Hal ini berarti
bahwa data harus mudah didapat, metode - metode harus mudah diterapkan dan informasi
harus mudah dihasilkan serta mudah dipahami dan digunakan.
2.
Desain sistem
harus dapat mendukung tujuan utama YPK - PLN sesuai dengan yang telah didefinisikan
pada tahap perencanaan sistem yang tela dilanjutkan pada tahap analisis sistem.
3.
Desain sistem
harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi, pelaporan
manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen, termasuk tugas
- tugas yang lainnya yang tidak akan dilakukan oleh komputer.
4.
Desain sistem
harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang terinci untuk masing - masing
komponen - komponen dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi, simpanan
data, metode - metode, prosedur - prosedur, personil, perangkat keras,
perangkat lunak dan pengendalian intern.
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
Kebutuhan sistem
dan informasi YPK - PLN secara umum adalah sebagai berikut :
1. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan agar dapat memproses data
dengan cepat sehingga pencatatan tidak berulang - ulang dan menghasilkan
informasi yang memadai dan tersedia sewaktu - sewaktu ketika dibutuhkan.
2. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan untuk membantu mengurangi
human error, seperti kesalahan hitung sehingga dapat menghasilkan data yang valid.
3. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan untuk menghasilkan Laporan
Keuangan akurat dan tepat waktu.
4. YPK - PLN membutuhkan suatu sistem informasi akuntansi
terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan untuk mengurangi penggunaan
tempat penyimpanan dokumen dan laporan - laporan fisik, karena seluruh data dalam
sistem yang baru disimpan dalam bentuk database yang ada dalam satu komputer.
Penulis membahas
mengenai analisis dan bentuk desain sistem yang sudah dirancang dan dituangkan ke
dalam bahasa pemrograman, tepatnya menggunakan bahasa pemrograman PHP karena bahasa
ini lebih sederhana dan mudah digunakan oleh siapapun termasuk pemula. Dalam
penulisan ini, penulis mengambil data real dari YPK - PLN, dimana perusahaan
tersebut masih menggunakan sistem akuntansi manual.
Berdasarkan
informasi diatas, maka penulis membuat rancangan seperti yang diinginkan oleh YPK
- PLN, yakni sebagai berikut :
1. Dibuat rancangan untuk aplikasi transaksi
harian yang mudah dioperasikan, yaitu aplikasi penerimaan, pengeluaran dan file
- file master dan laporan keuangan.
2. Berdasarkan anggaran yang tersedia dan
informasi bangunan yang satu lantai, maka dibuatkan rancangan model stand alone
yang beroperasi pada satu PC sehingga hanya membutuhkan 1 (satu) yang
dioperasikan oleh staff akuntansi junior.
3. Berdasarkan SDM yang tersedia, maka dibuatkan rancangan
yang mudah dioperasikan / user friendly dengan berbasis web.
3.1 Desain
Konseptual
Penulis
membuat flowchart, DFD (Data Flow Diagram) dan membuat ERD (Entity Relation
Diagram) dalam melakukan desain konseptual.
3.1.1 DFD (Data
Flow Diagram)
DFD menggambarkan aliran data pada sistem informasi
akuntansi terkomputerisasi atas siklus buku besar dan pelaporan pada YPK – PLN.
Gambar 1: DFD Aplikasi
3.1.2 Flowchart
Flowchart
menggambarkan beberapa aspek dari sistem informasi akuntansi terkomputerisasi
atas siklus buku besar dan pelaporan di YPK - PLN secara jelas, ringkas, dan
logikal. Gambar flowchart sistem lama dapat dilihat pada Gambar 2.
3.1.3 Tampilan
Desain
Pada
tahap ini, dirancang laporan (output) dan pengendaliannya dan merancang input
serta pengendaliannya dalam melakukan desain konseptual. Adapun bentuk tampilan
dan bagian - bagian
Gambar 2: Flowchart Program
awal yang ada pada aplikasi perangkat lunak
sistem akuntansi Yayasan Pendidikan dan Akuntansi PT PLN (Persero) adalah
sebagai berikut : Tampilan awal ketika aplikasi ini dijalankan adalah main menu
seperti
Gambar 3: Desain Tampilan
3.1.4 Keamanan
Data
Sistem
akuntansi dengan komputer itu sendiri biasanya juga dilengkapi dengan mekanisme
pengamanan sehingga tidak setiap orang dapat mengubah data walaupun orang
tersebut masih tetap dapat menggunakan komputer yang sama untuk tujuan lain.
Untuk dapat menjalankan program dan melakukan pemasukan data orang / operator
yang diotorisasi untuk itu diberi kode khusus (disebut password) agar dapat
membuka file akuntansi dan melakukan pencatatan transaksi tertentu.
3.1.5 Strategi
Pengamanan Data
Strategi
backup sistem adalah sebagai berikut :
1. Buat daftar aplikasi yang paling vital,
identifikasi komponen sistem yang paling berisiko.
2. Buat daftar user yang paling menghadapi risiko,
ragam user, banyaknya user, perilaku user, input data dan format, output dan
format, perangkat keras pemroses data, perangkat pendukung, dan dokumentasi.
3. Ketahui konfigurasi minimum dari perangkat keras,
ketahui info minimum yang harus terjaga untuk menjamin operasi/kegiatan sehari hari
dapat berjalan.
4. Periksa tingkat handal CPU/Kapasitas simpan, sistem
terminal, UPS dan perangkat khusus lain.
5.
Buat strategi
back up mainframe dan backup network.
4. KESIMPULAN
Untuk memenuhi kebutuhan kepada pemakai sistem
informasi akuntansi YPK - PLN. Dibutuhkan yang mudah dipahami dan nantinya
mudah digunakan yang dirancang untuk aplikasi harian, yaitu aplikasi penerimaan,
pengeluaran dan file - file master dan laporan keuangan. Berdasarkan anggaran
yang tersedia dan informasi bangunan yang satu lantai, maka dibuatkan rancangan
model stand alone yang beroperasi pada satu PC sehingga hanya membutuhkan 1
(satu) yang dioperasikan oleh staff akuntansi junior. Dengan aplikas ini diharapkan
dapat mempermudah dan mempercepat kinerja staff YPK-PLN dan mendapatkan hasil
yang diinginkan.
Penulis : - Sri Agustini, SE, MMSI
- Dr. Lana Sularto, SE, MMSI
Tahun terbit : -
Penerbit : -
DAFTAR PUSTAKA
[1] Indra Bastian. Akuntansi Sektor Publik
: Suatu Pengantar. Jakarta, 2006.
[2] Indra Bastian. Akuntansi Yayasan Dan
Lembaga Publik. Erlangga, 2007.
[3] Hopwood Bodnar. Sistem Informasi
Akuntansi : Edisi Kegelapan. Indeks, Jakarta, 2003.
[4]
Yustika Erliani. Peranan sistem informasi akuntansi dalam pengelolaan laporan
keuangan untuk menunjang pengambilan
keputusan manajemen (studi kasus pada pt bank negara indonesia cabang jakarta
kota). Master’s thesis, 2006.
[5]
Jogiyanto. Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan Terstruktur Teori
dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi
Yogyakarta, Yogyakarta, 2001.
[6] Krismiaji. Sistem Informasi Akuntansi :
Edisi Kedua. UPP AMP YKPN, Yogyakarta, 2005.
[7]
Eugenio M.Gonzales. Membentuk dan Mengelola Dana Abadi : Pelajaran dari Asia
Tenggara. The synergos Institute - LP3ES, Jakarta., 2004.
[8] Essy Malays Sari Sakti. Analisis biaya dan
manfaat proyek pengembangan sistem informasi
akuntansi pada pt xyz. Master’s thesis,
2007.
[9] Witarto. Memahami Sistem Informasi.
Penerbit Informatika, Bandung., 2004.
